Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

Wersja z dnia 21 lipca 2026 r.

Polskie Stowarzyszenie Najpierw Mieszkanie szanuje prywatność osób odwiedzających naszą stronę internetową, kontaktujących się ze Stowarzyszeniem oraz uczestniczących w naszych działaniach.

W niniejszym dokumencie wyjaśniamy, w jakich sytuacjach przetwarzamy dane osobowe, w jakich celach to robimy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Polskie Stowarzyszenie Najpierw Mieszkanie
ul. Rogalińska 5B/4
80-809 Gdańsk

KRS: 0001148926
NIP: 5833528101
REGON: 540651825

E-mail: biuro@psnm.org.pl
Telefon: 504 796 727

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z praw wynikających z przepisów o ochronie danych można kontaktować się z nami pod wskazanym adresem poczty elektronicznej lub listownie na adres siedziby Stowarzyszenia.

2. Kogo dotyczy polityka?

Polityka dotyczy w szczególności danych:

  • osób odwiedzających stronę internetową PSNM;
  • osób kontaktujących się ze Stowarzyszeniem;
  • uczestników spotkań, seminariów, szkoleń, konferencji i innych wydarzeń;
  • uczestników projektów i programów prowadzonych lub współprowadzonych przez PSNM;
  • osób z doświadczeniem bezdomności i Ekspertów przez Doświadczenie współpracujących ze Stowarzyszeniem;
  • członków i osób ubiegających się o członkostwo w Stowarzyszeniu;
  • darczyńców;
  • przedstawicieli organizacji, instytucji i partnerów współpracujących z PSNM;
  • kandydatów do pracy, współpracy lub wolontariatu;
  • osób zapisujących się na newsletter lub informacje o działaniach Stowarzyszenia;
  • osób występujących na zdjęciach i nagraniach dokumentujących wydarzenia PSNM.

3. Ogólne zasady przetwarzania danych

Przetwarzamy wyłącznie dane, które są potrzebne do realizacji określonego celu.

Staramy się, aby dane były:

  • zbierane w jasno określonych i zgodnych z prawem celach;
  • adekwatne i ograniczone do niezbędnego zakresu;
  • aktualne;
  • przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne;
  • zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

Nie wymagamy podawania danych szczególnych kategorii, w szczególności informacji o zdrowiu, chyba że jest to niezbędne do zapewnienia odpowiednich warunków udziału w wydarzeniu, projekcie lub innej formie wsparcia.

4. Korzystanie ze strony internetowej

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być automatycznie przetwarzane dane techniczne, takie jak:

  • adres IP urządzenia;
  • data i czas połączenia;
  • informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym;
  • adres odwiedzanej podstrony;
  • informacje o błędach i zdarzeniach związanych z działaniem strony;
  • dane zapisywane w logach serwera.

Dane te są przetwarzane w celu:

  • zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony;
  • administrowania serwisem;
  • wykrywania błędów i prób nieuprawnionego dostępu;
  • ochrony strony, użytkowników i infrastruktury informatycznej;
  • tworzenia podstawowych statystyk technicznych.

Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes PSNM polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony internetowej.

Dane zawarte w logach serwera są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa strony, wyjaśnienia ewentualnych incydentów oraz administrowania serwisem.

5. Kontakt ze Stowarzyszeniem

W przypadku kontaktu telefonicznego, listownego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej możemy przetwarzać:

  • imię i nazwisko;
  • adres e-mail;
  • numer telefonu;
  • nazwę organizacji lub instytucji;
  • stanowisko lub pełnioną funkcję;
  • dane zawarte w treści korespondencji.

Dane są przetwarzane w celu:

  • udzielenia odpowiedzi;
  • prowadzenia dalszej korespondencji;
  • obsługi przedstawionej sprawy;
  • przygotowania lub realizacji współpracy;
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

Podstawą przetwarzania może być:

  • podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub porozumienia;
  • realizacja umowy albo porozumienia;
  • wykonanie obowiązku prawnego;
  • prawnie uzasadniony interes PSNM polegający na obsłudze korespondencji, prowadzeniu działalności statutowej i ochronie praw Stowarzyszenia.

Korespondencję przechowujemy przez okres potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres wymagany przepisami albo potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

6. Uczestnicy wydarzeń, spotkań i szkoleń

W związku z organizacją wydarzeń możemy przetwarzać między innymi:

  • imię i nazwisko;
  • miejscowość;
  • adres e-mail;
  • numer telefonu;
  • nazwę organizacji lub instytucji;
  • rolę pełnioną podczas wydarzenia;
  • informacje o potrzebach organizacyjnych i dostępnościowych;
  • informacje potrzebne do zapewnienia wyżywienia;
  • dane wymagane przez podmiot finansujący wydarzenie;
  • informacje dotyczące udziału w wydarzeniu.

Dane przetwarzamy w celu:

  • przyjęcia i oceny zgłoszenia;
  • kontaktu z uczestnikiem;
  • organizacji i obsługi wydarzenia;
  • zapewnienia posiłków, dostępności i potrzebnego wsparcia;
  • przygotowania list uczestników, identyfikatorów i materiałów;
  • prowadzenia dokumentacji wydarzenia;
  • realizacji, sprawozdawczości, rozliczenia i kontroli projektu;
  • zapewnienia bezpieczeństwa uczestników;
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

Podstawą przetwarzania może być:

  • podjęcie działań na żądanie osoby zgłaszającej udział;
  • realizacja umowy lub uzgodnionych zasad uczestnictwa;
  • obowiązek prawny lub obowiązek wynikający z zasad finansowania projektu;
  • prawnie uzasadniony interes PSNM polegający na organizacji, dokumentowaniu i zabezpieczeniu wydarzenia;
  • zgoda – w przypadkach, w których przepisy wymagają jej uzyskania.

Podanie danych niezbędnych do zgłoszenia i organizacji udziału jest dobrowolne, ale bez ich przekazania udział w wydarzeniu może nie być możliwy.

7. Informacje o zdrowiu, diecie i dostępności

Niektóre informacje dotyczące alergii, stanu zdrowia, niepełnosprawności lub potrzeb dostępnościowych mogą stanowić dane szczególnych kategorii.

Prosimy o przekazywanie wyłącznie informacji niezbędnych organizatorowi do zapewnienia odpowiednich i bezpiecznych warunków udziału.

Dane takie przetwarzamy na podstawie wyraźnej, dobrowolnej zgody osoby, której dotyczą, chyba że zastosowanie znajduje inna podstawa przewidziana prawem.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Dostęp do tych informacji mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do przygotowania odpowiednich warunków udziału. Dane mogą być przekazane hotelowi, firmie cateringowej lub innemu usługodawcy jedynie w niezbędnym zakresie, w miarę możliwości bez podawania danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację uczestnika.

8. Projekty i zadania finansowane ze środków publicznych

W przypadku udziału w projekcie lub zadaniu publicznym dane mogą być przetwarzane także w celu:

  • potwierdzenia kwalifikowalności uczestnika;
  • udokumentowania realizacji działań;
  • prowadzenia list obecności i ewidencji wsparcia;
  • monitorowania rezultatów;
  • przygotowania sprawozdań;
  • rozliczenia wydatków;
  • przeprowadzenia ewaluacji;
  • realizacji obowiązków kontrolnych i archiwizacyjnych.

Zakres danych, okres ich przechowywania oraz podmioty, którym dane mogą być udostępniane, zależą od zasad konkretnego projektu, umowy o jego finansowanie i obowiązujących przepisów.

Przy zbieraniu danych do konkretnego projektu możemy przekazać dodatkową, bardziej szczegółową informację dotyczącą przetwarzania danych.

9. Wspólna organizacja działań z innymi podmiotami

Niektóre wydarzenia, projekty i działania PSNM są organizowane wspólnie z innymi organizacjami lub instytucjami.

W zależności od podziału zadań podmioty te mogą:

  • przetwarzać dane na zlecenie PSNM;
  • być odrębnymi administratorami danych;
  • wspólnie z PSNM ustalać cele i sposoby przetwarzania danych.

Jeżeli dane będą przetwarzane wspólnie z innym administratorem albo przekazywane partnerowi w celu realizacji jego własnych obowiązków, poinformujemy o tym w formularzu, regulaminie lub klauzuli dotyczącej konkretnego działania.

10. Członkostwo w Stowarzyszeniu

Dane członków oraz osób ubiegających się o członkostwo przetwarzamy w celu:

  • rozpatrzenia deklaracji członkowskiej;
  • prowadzenia ewidencji członków;
  • realizacji praw i obowiązków członkowskich;
  • zwoływania zebrań i przekazywania informacji organizacyjnych;
  • pobierania i rozliczania składek;
  • prowadzenia dokumentacji organów Stowarzyszenia;
  • realizacji obowiązków prawnych, podatkowych i rachunkowych;
  • prowadzenia działalności statutowej.

Podstawą przetwarzania jest realizacja relacji członkowskiej, wykonywanie obowiązków prawnych oraz prawnie uzasadniony interes PSNM polegający na prawidłowym funkcjonowaniu Stowarzyszenia.

Dane są przechowywane przez okres członkostwa, a następnie przez okres wynikający z przepisów, zasad archiwizacji dokumentacji oraz potrzeby zabezpieczenia roszczeń.

11. Darowizny i wpłaty

W przypadku przekazania darowizny możemy przetwarzać:

  • imię i nazwisko;
  • adres;
  • numer rachunku bankowego;
  • kwotę i datę wpłaty;
  • tytuł przelewu;
  • dane niezbędne do wystawienia potwierdzenia lub dokumentu księgowego.

Dane przetwarzamy w celu:

  • przyjęcia i rozliczenia darowizny;
  • prowadzenia księgowości;
  • realizacji obowiązków podatkowych;
  • potwierdzenia otrzymania wpłaty;
  • kontaktu w sprawach związanych z darowizną;
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania jest realizacja darowizny, wykonanie obowiązków prawnych oraz prawnie uzasadniony interes PSNM.

12. Newsletter i informacje o działaniach PSNM

Adres e-mail lub numer telefonu mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji o kolejnych wydarzeniach, projektach i działaniach PSNM wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności dobrowolna zgoda odbiorcy.

Zgoda na otrzymywanie takich informacji:

  • jest dobrowolna;
  • nie jest warunkiem udziału w wydarzeniu;
  • może zostać wycofana w dowolnym momencie;
  • może zostać wycofana poprzez kontakt z PSNM albo skorzystanie z udostępnionego mechanizmu rezygnacji.

Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo zakończenia prowadzenia danej formy komunikacji.

13. Zdjęcia i nagrania z wydarzeń

Podczas wydarzeń organizowanych przez PSNM mogą być wykonywane zdjęcia lub nagrania służące:

  • dokumentowaniu wydarzenia;
  • przygotowaniu sprawozdań;
  • informowaniu o działalności Stowarzyszenia;
  • upowszechnianiu rezultatów projektów;
  • promocji działalności statutowej PSNM.

Przed wydarzeniem uczestnicy zostaną poinformowani o zasadach wykonywania i wykorzystywania zdjęć lub nagrań.

W przypadku zdjęć indywidualnych, wywiadów, wypowiedzi do kamery lub materiałów koncentrujących się na konkretnej osobie możemy poprosić o odrębną zgodę.

Szczególną ostrożność zachowujemy przy publikowaniu wizerunku osób z doświadczeniem bezdomności oraz innych osób, których udział w określonym działaniu może ujawniać informacje dotyczące ich sytuacji życiowej lub korzystania ze wsparcia.

Samo uczestnictwo w wydarzeniu nie oznacza obowiązku wyrażenia zgody na udzielenie wywiadu, wykonanie indywidualnego zdjęcia ani wykorzystanie osobistej historii.

14. Rekrutacja pracowników, współpracowników i wolontariuszy

Dane kandydatów przetwarzamy w celu:

  • przeprowadzenia rekrutacji;
  • oceny kwalifikacji i doświadczenia;
  • kontaktu z kandydatem;
  • wyboru osoby do zatrudnienia, współpracy lub wolontariatu.

Podstawą przetwarzania są przepisy prawa, podjęcie działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy, prawnie uzasadniony interes PSNM oraz – w odniesieniu do danych dodatkowych lub przyszłych rekrutacji – zgoda kandydata.

Dane są przechowywane do czasu zakończenia rekrutacji, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Dane wykorzystywane w przyszłych rekrutacjach są przechowywane przez okres wskazany w udzielonej zgodzie.

15. Partnerzy, wykonawcy i przedstawiciele innych podmiotów

Możemy przetwarzać służbowe dane kontaktowe osób reprezentujących organizacje, instytucje, urzędy, wykonawców i innych partnerów PSNM.

Dane te mogą pochodzić bezpośrednio od danej osoby, od podmiotu, który reprezentuje, z publicznych rejestrów, stron internetowych lub innych publicznie dostępnych źródeł.

Dane przetwarzamy w celu:

  • nawiązywania i prowadzenia współpracy;
  • zawierania i realizacji umów;
  • organizowania wspólnych działań;
  • prowadzenia rozliczeń;
  • kontaktu roboczego;
  • dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes PSNM, realizacja umowy albo wykonanie obowiązku prawnego.

16. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

  • pracownikom, członkom organów, współpracownikom i osobom upoważnionym przez PSNM;
  • podmiotom świadczącym usługi hostingowe, informatyczne i administracyjne;
  • dostawcom poczty elektronicznej, formularzy i innych narzędzi internetowych;
  • podmiotom prowadzącym księgowość i obsługę prawną;
  • bankom, operatorom płatności, operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
  • hotelom, obiektom konferencyjnym, firmom cateringowym i przewoźnikom;
  • organizacjom i instytucjom współorganizującym dane wydarzenie lub projekt;
  • podmiotom finansującym, kontrolującym lub rozliczającym projekt;
  • organom publicznym, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów;
  • innym podmiotom, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę.

Podmioty świadczące usługi na rzecz PSNM otrzymują dostęp do danych jedynie w zakresie potrzebnym do wykonania powierzonych zadań.

17. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre narzędzia informatyczne, pocztowe, formularze internetowe lub serwisy społecznościowe mogą być dostarczane przez podmioty należące do międzynarodowych grup kapitałowych.

Jeżeli korzystanie z danego narzędzia wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w przepisach o ochronie danych, takich jak:

  • decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
  • standardowe klauzule umowne;
  • inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia.

Szczegółowe informacje mogą zostać podane w klauzuli dotyczącej konkretnego formularza, narzędzia lub usługi.

18. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane.

Okres ten może zależeć między innymi od:

  • czasu realizacji wydarzenia, projektu lub współpracy;
  • okresu członkostwa w Stowarzyszeniu;
  • obowiązków rachunkowych, podatkowych, sprawozdawczych i archiwizacyjnych;
  • warunków umowy o finansowanie projektu;
  • terminów kontroli;
  • okresu przedawnienia roszczeń;
  • czasu obowiązywania zgody.

Po zakończeniu przetwarzania dane są usuwane, anonimizowane albo archiwizowane, jeżeli ich dalsze przechowywanie wynika z przepisów lub uzasadnionych potrzeb dokumentacyjnych.

19. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania osobie może przysługiwać prawo do:

  • uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
  • dostępu do swoich danych;
  • otrzymania kopii danych;
  • sprostowania nieprawidłowych danych;
  • uzupełnienia danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania.

W celu skorzystania z praw można skontaktować się z PSNM pod adresem biuro@psnm.org.pl.

Możemy poprosić o podanie informacji pozwalających potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, aby zapobiec udostępnieniu danych osobie nieuprawnionej.

20. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przed złożeniem skargi zachęcamy do kontaktu z PSNM, abyśmy mogli wyjaśnić sprawę i podjąć odpowiednie działania.

21. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

PSNM nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

22. Pliki cookies

Strona internetowa może korzystać z plików cookies, czyli niewielkich plików zapisywanych na urządzeniu użytkownika.

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

  • zapewnienia podstawowego działania strony;
  • utrzymania bezpieczeństwa serwisu;
  • zapamiętania ustawień użytkownika;
  • obsługi formularzy i elementów strony;
  • tworzenia statystyk korzystania ze strony;
  • wyświetlania materiałów pochodzących z zewnętrznych serwisów.

Cookies niezbędne

Niezbędne pliki cookies są wykorzystywane do prawidłowego i bezpiecznego działania strony. Ich zablokowanie może spowodować, że niektóre funkcje serwisu nie będą działać poprawnie.

Cookies opcjonalne

Analityczne, funkcjonalne lub marketingowe pliki cookies są uruchamiane wyłącznie zgodnie z ustawieniami i wyborem użytkownika, jeżeli są stosowane na stronie.

Użytkownik może:

  • zaakceptować wszystkie opcjonalne cookies;
  • odrzucić opcjonalne cookies;
  • wybrać poszczególne kategorie;
  • zmienić swoją decyzję;
  • usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki.

Aktualna lista używanych plików cookies, ich dostawców, celów i okresów działania powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami na stronie internetowej.

23. Serwisy społecznościowe i treści zewnętrzne

Strona PSNM może zawierać odnośniki lub osadzone materiały pochodzące z serwisów społecznościowych, platform filmowych, map albo innych stron internetowych.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu jego operator może przetwarzać dane użytkownika jako odrębny administrator, zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

PSNM nie odpowiada za sposób przetwarzania danych przez niezależnych operatorów zewnętrznych serwisów.

24. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane przed:

  • dostępem osób nieuprawnionych;
  • niezgodnym z prawem wykorzystaniem;
  • przypadkową utratą;
  • zniszczeniem;
  • uszkodzeniem;
  • nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do realizacji powierzonych zadań.

25. Dodatkowe klauzule informacyjne

Niniejsza polityka przedstawia ogólne zasady przetwarzania danych przez PSNM.

W przypadku konkretnego projektu, wydarzenia, formularza, rekrutacji lub innego działania możemy przekazać dodatkową klauzulę informacyjną, która dokładniej określi:

  • zakres zbieranych danych;
  • cel i podstawę prawną;
  • partnerów i odbiorców danych;
  • okres przechowywania;
  • obowiązkowy lub dobrowolny charakter podania danych;
  • zasady wykorzystania zdjęć i nagrań;
  • inne informacje właściwe dla danego działania.

W przypadku rozbieżności bardziej szczegółowa informacja przekazana przy konkretnym działaniu uzupełnia niniejszą politykę.

26. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

  • zmiany sposobu działania strony;
  • uruchomienia nowych formularzy lub usług;
  • rozpoczęcia nowych projektów;
  • zmiany dostawców usług;
  • zmiany przepisów lub praktyki ich stosowania.

Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie internetowej PSNM wraz z datą ostatniej aktualizacji.